Patrimoniu
Spațiul de lucru zilnic: stocul, recepțiile, bonurile și debitorii la contribuție, într-un singur ecran
La ce folosește acest modul?
Modulul Patrimoniu e ecranul de zi cu zi al administratorului de patrimoniu: Stoc, Intrare marfă și Ieșire, fără să treceți prin ecranele mari ale Inventarului sau ale Cantinei.
Nu ține o evidență proprie. Tot ce înregistrați aici se scrie în aceleași documente ca înainte — recepțiile și bonurile ajung în Inventar, alimentele în Cantină. Ce vedeți în Inventar și ce vedeți aici sunt aceleași cifre, întotdeauna.
Modulul are nevoie de Inventar activ. Gestiunile de alimente apar doar dacă modulul Cantină e și el activ.
Gestiunea și metoda de valorizare
Sus alegeți instituția și gestiunea (categoria de produse). Lângă ele apare o insignă care spune cum se calculează valoarea ieșirilor:
- FIFO — pe gestiunile de alimente (magazia Cantinei): iese întâi marfa intrată prima, la prețul ei
- preț mediu — pe gestiunile de Inventar: prețul mediu al stocului curent
Programul vechi (Vercon) folosea FIFO pentru TOATE gestiunile. Pe gestiunile de Inventar valoarea unui bon va fi deci puțin diferită de cea cu care erați obișnuită. Nu e o greșeală — e altă metodă contabilă, cea folosită de restul platformei.
Stoc
Panoul cu care se deschide modulul, și e doar citire. Arată, per produs: cantitatea, cât e rezervat și cât e disponibil — un produs rezervat există în magazie, dar nu poate fi dat pe bon.
Pe gestiunile de alimente stocul e afișat pe loturi (fiecare intrare cu prețul ei), fiindcă asta cere metoda FIFO.
Intrare marfă
- Alegeți gestiunea pe care intră marfa
- Completați furnizorul și datele facturii (serie, număr, dată, valoare)
- Tastați liniile: produs, cantitate, preț — se poate lucra numai din tastatură, fără mouse
- Apăsați „Înregistrează intrarea"
Documentul se creează și se finalizează dintr-un singur pas: pe gestiunile de Inventar un NIR, pe cele de alimente o intrare în magazia Cantinei. Stocul crește imediat.
Dacă primiți mesajul „NU se știe dacă intrarea s-a înregistrat", NU retrimiteți. Verificați întâi în Inventar dacă recepția există — o a doua trimitere ar dubla stocul.
Ieșire — bon de consum
Pe gestiunile de Inventar, ieșirea se face cu bon de consum. Alegeți primitorul dintr-o singură listă care conține și angajați, și locații, apoi tastați liniile.
Cantitatea maximă pe care o puteți da e afișată pe fiecare linie. Ea nu e doar „cât scrie în stoc": se scad rezervările, iar marfa aflată pe locații diferite nu se poate cumula pe același bon (3 bucăți într-un loc și 3 în altul nu fac un bon de 6).
Pe gestiunile care nu sunt de tip „stocuri" (obiecte de inventar, mijloace fixe) bonul de consum nu e posibil — ecranul o spune și vă trimite spre casare, în Inventar.
Butonul „Copiază documentul precedent" aduce liniile ultimului bon al gestiunii. Produsele care între timp nu mai au stoc rămân pe grilă, marcate, nu șterse tăcut — le corectați dumneavoastră.
Ieșire — alimente
Pe gestiunile de alimente, ieșirea nu produce un bon: adaugă produsele pe Lista zilnică de alimente (14-3-4/dA) a zilei alese, acolo unde le pune și meniul.
Marfa NU pleacă din stoc în acest moment. Se scade abia când finalizați lista zilei, din Cantină → Ziua curentă. Până atunci, valoarea afișată e o estimare.
- Un aliment are un singur rând pe listă — dacă e deja pe ea (adăugat manual sau venit din meniu), se refuză, cu nume
- O listă deja finalizată nu se mai modifică: alegeți altă zi sau stornați-o din Cantină
- Lista zilnică nu are rând de „Primit," — semnăturile ei sunt cele de pe formular, deci selectorul de primitor e dezactivat aici
Debitori și creditori
Al patrulea panou arată cine datorează bani pe contribuția de hrană și de când, grupat pe familie: un părinte cu doi copii apare o singură dată, cu totalul lui, fiindcă pe el se emite chitanța.
- Soldul e cel de pe ultima lună a fiecărui copil, nu suma lunilor — soldul e înlănțuit (cel din mai îl conține pe cel din aprilie), deci adunarea lunilor ar număra aceeași datorie de mai multe ori
- „De când" vine din restanța pe lună (*datorat − încasat*): o lună veche plătită între timp nu vă mai apare ca restanță veche
- Cine e în avans apare în ACEEAȘI listă, cu minus — într-un ecran separat ar deveni invizibil și ar ajunge sunat pentru bani pe care i-a dat deja
Un clic pe numele copilului deschide fișa lui: lunile facturate, câte zile s-au facturat din câte zile a funcționat cantina, valoarea pe zi, ce s-a încasat și când — ecranul cu care răspundeți părintelui care întreabă „de ce atât?".
- O lună închisă e marcată ca atare: zilele ei sunt înghețate, iar regenerarea lunii nu le mai schimbă — corecția cere redeschiderea lunii din Cantină
- „Rest de plată" e *datorat − încasat* pe luna aceea; coloana „Sold la sfârșit" e înlănțuită și nu se adună
- Dacă „Datorat" nu e produsul zilelor facturate cu valoarea pe zi, luna e marcată cu ⚠ — înmulțirea de pe ecran nu explică acea sumă
Tot de pe fișă încasați banii, dacă aveți drepturile din Cantină: scrieți suma primită și data, iar restul îl face Cantina — banii se duc pe restanțele cele mai vechi, în ordine, iar chitanța primește următorul număr din chitanțierul instituției. Nu alegeți luna: alocarea manuală rămâne în Cantină, ca să existe o singură cale prin care se încasează.
- Formularul apare doar dacă aveți dreptul de operare din Cantină; dacă nu, ecranul v-o spune înainte, nu după ce completați suma
- Numele de pe chitanță e afișat, nu ales: e cel pe care îl tipărește Cantina (titularul de cont, iar dacă lipsește, contactul principal al familiei)
- După încasare, suma confirmată e cea recitită din evidență, nu ecoul a ce ați tastat, iar soldul de deasupra se reîncarcă de la server
- O sumă negativă e o restituire din avans — se acceptă doar până la avansul disponibil, cu mesajul Cantinei când nu ajunge
- Chitanța se tipărește din Cantină → Rapoarte → Chitanțe, după numărul afișat aici
Dacă apare mesajul „banii sunt deja încasați, NU retrimite", opriți-vă și verificați fișa. Plățile aceluiași copil din aceeași zi intră pe ACEEAȘI chitanță, deci o a doua trimitere dublează suma fără să apară un al doilea document — greșeala nu se vede nici pe hârtie, nici în registrul de chitanțe, ci doar în sold.
Cifrele sunt cele din Cantină → Contribuții. Panoul le citește; nu calculează niciun sold și nu înregistrează el plata — încasarea o scrie Cantina, cu numerotarea și distribuirea ei.
Copiii cu soldul zero nu apar în listă. Numărul lor e scris sub tabel — dacă vi se pare că lipsesc copii, comparați-l cu lista de contribuții a lunii.
Cine ce poate face
- Vizualizare — panoul de Stoc și listele; o are și secretarul
- Operare intrări — înregistrarea recepțiilor
- Operare ieșiri — emiterea bonurilor și completarea listei zilnice
- Vizualizare debitori — panoul de solduri; o are și secretarul, fiindcă el e cel sunat de părinte
Fără dreptul de operare, panourile respective se deschid, dar spun de ce nu se poate înregistra nimic din ele.