Inventar
Gestiunea completă a stocurilor: recepții, distribuiri, casări, transferuri și inventariere
La ce folosește acest modul?
Modulul Inventar gestionează toate materialele și produsele din instituție: de la rechizite și materiale de curățenie până la echipamente și mobilier. Urmărește intrările, ieșirile și soldul curent al fiecărui produs, pe fiecare locație.
Fiecare mișcare de stoc este însoțită de un document justificativ (NIR, bon de consum, proces-verbal) necesar pentru auditul financiar.
Organizarea produselor
Produsele sunt organizate pe categorii (ex: „Rechizite", „Curățenie", „Mobilier") și au atribute precum:
- Unitate de măsură — bucată, kilogram, litru, cutie etc.
- Preț unitar — prețul mediu de achiziție
- Stoc minim — pragul sub care primiți alertă de reaprovizionare
- Locație — unde se află fizic produsul (clădire, sală, depozit)
Pentru a adăuga un produs nou, mergeți în tab-ul Stoc și apăsați „Produs nou". Completați datele și salvați.
Intrări în stoc (Recepții)
Tab-ul Intrări gestionează documentele prin care produsele intră în gestiune:
- NIR (Notă de Intrare-Recepție) — pentru produse noi primite de la furnizori
- Retur furnizor — returnarea produselor necorespunzătoare (stoc scade la furnizor)
- Selectați tipul de document și apăsați „Document nou"
- Alegeți furnizorul și completați datele facturii (număr, dată)
- Adăugați produsele primite: selectați produsul, cantitatea și prețul
- Verificați totalul și finalizați documentul — stocul se actualizează automat
Un document finalizat nu mai poate fi modificat. Dacă ați greșit, anulați documentul și creați unul nou corect.
Ieșiri din stoc
Tab-ul Ieșiri conține trei tipuri de documente:
- Bon de consum — scoaterea produselor consumabile pentru uz curent (ex: hârtie, markere)
- Transfer — mutarea produselor între locații (ex: de la depozit la o sală de clasă)
- PV de casare — scoaterea din evidență a produselor deteriorate sau expirate
La fiecare ieșire, sistemul verifică automat dacă există stoc suficient pe locația sursă. Nu puteți scoate mai mult decât ce există disponibil.
Inventarierea
Tab-ul Inventariere permite verificarea stocului fizic față de cel din sistem:
- Apăsați „Inventariere nouă" și selectați locația de inventariat
- Sistemul afișează lista produselor cu stocul din evidență
- Completați cantitatea reală constatată la numărare
- Sistemul calculează automat diferențele (plusuri/minusuri)
- Finalizați inventarierea — se generează procesul-verbal de inventar
Inventarierea NU modifică automat stocul. Diferențele trebuie regularizate prin documente separate (bonuri de consum pentru minusuri, NIR-uri pentru plusuri).
Referate de necesitate
Tab-ul Referate permite crearea cererilor de achiziție:
- Creați un referat nou cu produsele necesare și cantitățile dorite
- Trimiteți referatul spre aprobare
- Administratorul aprobă sau respinge cererea
- Referatele aprobate pot fi printate pentru a fi trimise departamentului de achiziții
Rapoarte disponibile
Tab-ul Rapoarte oferă mai multe vizualizări:
- Raport stoc — situația curentă a tuturor produselor, cu valori
- Fișa de magazie — istoricul complet al unui produs (intrări/ieșiri/sold)
- Raport mișcări — toate documentele dintr-o perioadă selectată
- Balanța lunară — centralizarea pe luni a intrărilor și ieșirilor
- Raport necesar — situația referatelor în funcție de starea lor
- Fișa pe persoană — ce produse au fost distribuite fiecărui angajat
Setări importante
Tab-ul Setări (vizibil doar pentru administratori) conține:
- Categorii — crearea și organizarea categoriilor de produse
- Furnizori — baza de date a furnizorilor (nume, CUI, adresă)
- Locații — clădirile, sălile și depozitele unde se stochează produse
- Perioade blocate — lunile închise contabil (nu se mai pot adăuga documente)
- Tipuri documente — configurarea tipurilor de documente permise per locație
Blocarea unei perioade (luni) împiedică orice mișcare de stoc pentru acea lună. Folosiți această funcție după închiderea contabilă lunară.
Capturi din aplicație
